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HSE体系认证审核的策划准备

HSE管理体系认证审核的策划与准备——引言(1)
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    审核的策划与准备是HSE管理体系审核必不可少的重要阶段,认证机构在接受了受审核方的认证申请后,为了保证审核工作的有效性,必须认真做好审核前的策划和准备工作。事实证明,审核的策划和准备越充分,就越能保证审核工作的具体实施。

    审核的策划和准备包括:确定审核范围、组成审核组、制定审核计划、准备审核工作文件等活动。
HSE管理体系认证审核的策划与准备——确定审核范围(2)
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    审核范围是指受审核的HSE管理体系所覆盖的活动、产品和服务的范围。确定审核范围实质上是界定受审核方HSE作出持续改进及遵守相关法律、法规、标准和其他要求的承诺和HSE管理体系实施运行的责任范围,它有助于明确审核的内容和界限。因此,正确合理地界定受审核方的审核范围对认证机构、审核员、受审核方、委托方以及相关方都是极其重要的问题,也是HSE管理体系认证的重要内容,在认证过程中,从申请和申请的受理、合同评审、确定审核组的成员和规模、制定审核计划、实施认证到认证证书的表达无不涉及审核范围。

    1.确定审核范围的目的

    确定审核范围的目的表现在以下几具方面:

    (1)为审核准备和实施审核提供依据。

    审核范围决定了审核的内容、场所和工作量,审核组成员所需的专业范围,规模以及是否需要技术专家。因此,在进行合同评审时,认证机构应确保有能力对其审核范围进行认证。审核范围应在初访时进行初步确认,根据确定的审核范围,组成审核组、编写审核计划和其他审核工作文件。

    (2)是认证证书和宣传材料的重要内容。

    认证机构批准受审核方通过认证时,在认证证书中正确写明HSE管理体系覆盖的范围,表明注册的范围,只对审核范围内作出书面保证,受审核方也就遵守认证机构的有关规定,在证书使用或企业的宣传材料中也能正确宣传,防止误用和滥用。

    (3)是向相关方证明体系符合性的证据。

    许多企业不仅注重于自身的HSE管理体系,而且鼓励承包商建立和实施HSE管理体系,有关的政府机构、银行、保险公司以及周围的居民也期望并关注企业的HSE管理体系。当企业向这些相关方出具HSE管理体系认证证书时,相关方可根据审核范围分析所关心的HSE问题或风险是否在体系认证的范围内。

    2.确定审核范围需考虑的因素

    在确定审核范围时,通常考虑下列因素:

    (1)受审核方的组织机构的设置及其管理权限所覆盖的范围;

    (2)HSE因素及其影响的独立性和关联性;

    (3)申请认证所涉及的活动、产品或服务的类别和性质;

    (4)与活动、产品或服务有关的场所及场所的分布状况和地理位置;

    (5)有关活动、产品或服务所需的法规要求、标准和其他引用文件;

    (6)受审核方的特殊要求,即是否有排除在审核范围之外的场所和地点。

(7)管理者对企业的投入产出的责任。


    3.审核范围的确定

    审核范围涉及受审核方在确定的管理控制下的特定场所内从事的活动。审核范围的确定可以从以下三个方面来考虑:

    (1)企业的管理权限;

    (2)企业的活动范围;

    (3)企业的现场区域。

    在确定审核范围时,往往由于企业实际情况的复杂性,很难简单地通过上述因素的某一个方面而来对审核范围进行清晰的界定,这时应对这三个方面综合考虑,确保审核范围的合理性。

    1)企业的管理权限

    即按照企业管理者的责任和权限来确定审核范围,企业的HSE管理体系要得到认证,其管理者应具有以下责任和权限:

    (1)管理者能够对企业内与HSE管理体系有关的所有HSE因素及相关的影响承担责任,对不能承担责任的区域,不能界定在审核范围内。

    (2)管理者有权决定如何通过建立HSE目标、指标和管理方案来实现有其HSE承诺、方针,并有权配置HSE管理体系建立实施中所需资源。

    (3)管理者对其管理范围内的投入(如原材料、承包商的活动、服务)和产出(如产品、服务、危害因素的控制、事故、职业病、废弃物、污染物)承担责任。

    2)企业的活动范围

    指按照企业的活动来界定审核范围。主要是指与产品有关的生产和管理活动。如机械制造行业的企业,其与产品有关的活动有设计、开发、采购、生产、检验、储存、运输、销售和服务等。施工作业企业,其与产品有关的活动有采购、施工、储存、检验、运输和服务等。另外还要考虑与产品间接有关的活动,如水、电、气等动力设备的运行与管理,行政后勤管理等。

    通过从企业的活动来界定审核范围,应从企业HSE管理体系所覆盖的全部活动领域考虑。如果有些活动虽属于企业管理权限范围内,但具活动产生的HSE影响是相对独立的,与其他活动关联不大,则可将这些活动排除在审核范围之外。如有些生产型企业在生产场所之外的销售活动,也可以不在审核范围之内。

    对于有些活动是企业内各相关职能部门来完成,或有些活动需要企业外部相关方来协助完成,则这些不能完全包含在企业HSE管理体系内的公共服务或活动界面,由于需关注企业是如何对它们进行控制或施加影响的,因而确定审核范围时应考虑将其纳入审核范围。

    3)企业的现场区域

    这是确定审核范围所需考虑的最主要方面,按照ISO/IEC导则66对现场的定义是:在一个特定的区域内,在企业的控制下进行活动的全部场所。包括任何与原材料、副产品、中间产品、最终产品和废弃物材料相关的储存区域和活动所需的设备或基础设施。活动的场所无论是否固定,无论在何处都应符合国家和地方的法规或制度要求。

    企业的现场区域可能是单一现场或是多现场,无论是哪种情况,按现场区域确定的审核范围应当包括具备以下条件的场所:

    (1)该场所应在企业的管理权限控制范围内作业活动;

    (2)审核范围中包含的有关活动领域在该场所发生。

    确定审核范围应包括所有现场区域,审核时可依具体情况进行抽样。对较为复杂的多现场审核,确定审核范围时应掌握以下原则:

    (1)当一个企业有几个相似的现场,可以对有相似的HSE因素并在相同的行政管理机构的控制下运行的现场进行抽样审核。审核组应收集各方面的信息(包括初步接触了解的情况、受审核方提供的有关资料、以往审核信息),依据现场的情况确定每个阶段审核的工作量、深度和覆盖面,以体现审核的层次。

    (2)对于一个HSE管理体系覆盖了几个类似的现场的企业,在下列情况下,认证证书可以覆盖所有这样的现场:

    ①所有现场在共同的管理体系下运行,实施统一管理和审核,进行统一管理评审;

    ②在HSE管理体系中包含有重要危险因素的每一个现场或部门都要进行审核;

    ③所有现场都已按内部审核程序进行了审核;

    ④若一个企业的HSE管理体系认证证书覆盖了多个现场,一旦发现了不符合,不论是在总部,或是在一个单一现场,其纠正措施程序都应适应用于证书所覆盖的全部现场。

    (3)对于临时现场(如建筑现场),不论其现场位置在何处,只要受控于企业的HSE管理体系之下,就可以被作为认证的样本进行审核,为HSE管理体系的运行及有效性提供依据。

    (4)由具备不同职能的部门或商业联合体组成的企业,因其从事的活动和伴随的危害与影响不同,应对所有现场和相关的危害和影响分别进行审核。

    (5)当无法确定现场区域时(如服务),认证应考虑企业总部的活动及其服务的传递性。在特殊情况下,审核认证可仅在企业提供服务的范围内进行,这时应对企业总部中与该服务相关的部门进行审核。

    审核范围由牧主最后决定,由申请人在申请书中正式提出,包括初次申请和获证后申请扩大认证范围,而由认证机构派出审核组通过审核加以确认,在确认的基础上写成证书的注册范围,而由认证机构派出审核组通过审核加以确认,在确认的基础上定居民证书的注册范围,如果受审核方所申请的某一审核范围,审核组在现场审核中未能获取HSE管理体系覆盖该范围的有效证据,则应将其排除在确认的审核范围之外。
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